Use Case · Software, Integration, Betrieb

Anonymisiert, wie alle unsere Use Cases

Jede Anfrage ein Ticket, jeder Bereich für sich.

Ein Unternehmen steuert Aufgaben für mehrere Bereiche und Auftraggeber. Wir haben dafür ein Ticketsystem gebaut, in dem jeder Mandant eigene Tickets, Tags, Personen und eine eigene Mailadresse hat. Anfragen per Mail werden automatisch zu Tickets, mit einer KI-Zusammenfassung des Verlaufs.

Einsatz

Projekt- und Auftragssteuerung

Leistungen

Software, Integration, Betrieb

Mandanten

Getrennt, je mit eigener Mailadresse

Rechte

Lesen, Bearbeiten, Administrieren

Vom Postfach aufs Board.

Mails an die Adresse eines Mandanten werden zu Tickets, wenn der Absender freigegeben ist. Mit dem Kürzel [#412] im Betreff landet jede weitere Mail im selben Ticket. Auf dem Board ändert ein Zug den Status.

So läuft eine Aufgabe.

  1. Eingang Per Mail an die Adresse des Mandanten oder von Hand. Im Board legt das Plus ein Ticket direkt in der passenden Spalte an.
  2. Zuordnen Verantwortliche Person, Auftraggeber auch von außen, Fälligkeit, Wert in Euro, Tags und das passende GitLab-Issue.
  3. Bearbeiten Status per Ziehen ändern, Rücksprachen im Verlauf festhalten. Jede Feldänderung landet automatisch im Protokoll.
  4. Abschließen Erledigte und abgebrochene Tickets wandern ins Archiv, schreibgeschützt und jederzeit wieder auffindbar.
  5. Auswerten Eröffnete und abgeschlossene Tickets, Durchlaufzeit und Werte über alle Mandanten, als Export für die Tabelle.

7

Status von „Offen“ bis „Abgebrochen“

3

Zugriffsstufen je Mandant

1

Kürzel im Betreff hält den Mailverlauf im Ticket

0

Tickets von Absendern ohne Freigabe

Eine Anwendung, sechs Bereiche.

Für alle, die Aufgaben steuern, und für alle, die nur mitlesen sollen.

Plattform

Mandanten

Kacheln mit offenen und gesamten Tickets und den zugeordneten Personen, als Blöcke oder Liste.

Software

Liste

Suche über Nummer, Titel, Tags und Personen, Filter mit Trefferzahlen, Gesamtwert und Export. Filter stehen in der Adresse und lassen sich teilen.

Software

Board

Eine Spalte je Status, Karten per Ziehen verschieben, neue Tickets direkt in der Spalte anlegen.

Automatisierung

E-Mail-Eingang

Whitelist je Mandant, zurückgehaltene Mails zum Freigeben, Originalformatierung mit eingeklappten Signaturen und Zitaten.

KI

Zusammenfassung

Bei Tickets aus Mails fasst die KI den Verlauf zusammen, auf Knopfdruck neu.

Software

Meine Tickets und Auswertungen

Alles, wofür ich verantwortlich bin, über alle Mandanten nach Fälligkeit. Dazu Kennzahlen je Zeitraum.

Was den Unterschied macht.

Mandanten sauber getrennt

Tickets, Tags, Personen und Mailadresse gehören zu genau einem Mandanten. Ein Ticket wechselt ihn nie.

Nichts geht verloren

Verlaufseinträge sind nach dem Speichern fest, das Änderungsprotokoll schreibt sich selbst.

Kein Wildwuchs per Mail

Nur freigegebene Absender legen Tickets an. Über alle anderen Mails entscheidet ein Admin.

Rechte je Mandant

Dieselbe Person kann in einem Mandanten administrieren und im nächsten nur lesen.

Womit wir gebaut haben

  • .NET 10
  • Blazor
  • .NET Aspire
  • PostgreSQL
  • Redis
  • MailKit
  • GitLab
  • Docker
  • GitLab CI
  • Ansible
  • OpenTelemetry

Wo gehen bei Ihnen Aufgaben verloren?

Im Erstgespräch schauen wir, wie Anfragen aus Mail, Telefon und Meetings bei Ihnen an einem Ort landen.

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